泉州市代理记账行业协会

印章、文件及档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强泉州市代理记账行业协会（以下简称“本会”）的印章管理、文件处理和档案保管工作，维护本会工作的严肃性和规范性，提高工作效率，依据本会《章程》及相关法律法规，制定本制度。

第二条 本制度适用于本会所有印章（含电子印章）、各类文件（含收文、发文、内部文件）及各类档案（含文书档案、财务档案、会员档案、项目档案等）的管理。

第二章 印章管理

第三条 印章的种类与制发

本会印章包括：公章（协会全称章）、财务专用章、法人代表章（名章）、发票专用章、秘书处、监事会等印章。所有印章均须凭登记管理机关核发的登记证书，到公安部门指定的刻章单位刻制。

第四条 印章的保管

1. 公章、监事会章：由秘书处指定专人（非出纳）保管。

2. 财务专用章、法人代表章、发票章：按财务管理制度规定，由财务负责人和出纳分别保管，严格执行“管章不管钱、管账不管章”的分管与分存原则。

3. 印章保管人员必须妥善保管印章，不得擅自委托他人代管。如有遗失，应立即向会长报告，并依法依规向公安机关报案及办理登报作废手续。

第五条 印章的使用

1. 审批程序：

   · 日常事务性文件（如常规通知、介绍信）用印，由秘书长审批。

   · 涉及重大事项（如合同、协议、上报重要公文、对外出具证明、财务报表等）用印，须报请会长审批；必要时按《章程》规定，经理事会或常务理事会审议通过后方可用印。

   · 严禁在空白介绍信、空白纸张、空白表格上加盖印章。

2. 用印登记：本会建立《印章使用登记簿》。每次用印均需详细记录用印日期、用印事由、用印份数、批准人、经办人及用印部门。

3. 印章使用：印章加盖应清晰、规范。公章必须加盖在落款处，做到“齐年盖月”。

第三章 文件管理

第六条 收文管理

1. 签收：所有外来文件（含电子件）由秘书处专人统一签收、拆封、分类。 秘书处根据来文来函的保密等级填写《泉州市代理记账行业协会文件传阅处理表》，报秘书长或本会领导阅批。

2. 登记：对需要办理的文件，应在《收文登记簿》上编号、登记，内容包括来文单位、文号、标题、密级、份数、收文日期等。

3. 拟办与批办：秘书处根据文件内容提出拟办意见，报送秘书长或会长阅批。

4. 传阅与催办：按批示范围组织传阅，需办理的文件由秘书处负责催办，确保按时完成。

第七条 发文管理

1. 拟稿：发文内容由秘书处草拟。

2. 核稿：文件草稿完成后，由秘书长进行核稿，重点审核内容、文字、格式是否符合规范。

3. 签发：

   · 以“泉代协秘发”发出的一般性文件由秘书长签发；

   · 以“泉代协发”发出的文件（如规章制度、重大决议、上报主管部门文件）由会长签发。

4. 编号与缮印： 行文执行登记制度，由秘书处负责。秘书处行文使用两个文号，即“泉代协发”和“泉代协秘发”。“泉代协发”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖本会印章。“泉代协秘发”是以秘书处的名义发出的文件，主要是协会具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。 各类文件行文需使用《泉州市代理记账行业协会行文呈批表》。经签发的文件，由秘书处统一编号、打印、校对。

5. 用印与分发：文件印制完成后，按本制度第二章规定履行用印手续，并进行分发。

第八条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第四章 档案管理

第九条 社团档案的建立是社团规范化建设的重要组成部分，是社团历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料，是社团决策、开展工作的重要参考，秘书处负责社团内部档案的立卷、归档，主要包括：

（一）基础档案：包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会（常务理事会）名单、领导机构成员名单、社团法人（负责人）登记表、会员基本情况表等；换届大会汇编材料；年度工作计划、简报、总结；经费情况表;内部通讯录；工作日志、年度大事记；理事会（常务理事会）等会议记录及会议纪要等；

（二）活动档案：包括重大活动以及对外交流的计划（策划）、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料；

（三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。

第十条 档案的整理与保管

1. 本会档案由秘书处（兼职档案员）集中统一管理。

2. 档案管理人员应按照“一案一卷”或“一事一卷”的原则，对归档材料进行分类、立卷、编目，便于检索。

3. 档案柜应加锁，并定期进行安全检查，做好防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温工作。

4. 档案管理人员变动时，必须办理交接手续，清点档案数量，双方签字确认。

第十一条 档案的借阅

1. 因工作需要借阅档案，须履行登记手续。

2. 借阅一般档案，经秘书长同意即可；借阅重要档案（如会议原始记录、涉密文件等），须报会长批准。

3. 借阅人不得在档案上涂改、勾画、撕页，不得擅自拆卷、转借或带出办公场所。如需复制，须经秘书长批准。

4. 会员如需查阅本会公开信息（如年度报告等），可由秘书处提供复印件，原件不得外借。

第十二条 档案的保管期限与销毁

1. 档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体参照国家档案管理有关规定执行。

2. 对超过保管期限或无保存价值的档案，由档案管理员提出鉴定意见，组成鉴定小组（含秘书长、监事代表等）进行审核，登记造册。

3. 经会长批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

第五章 附则

第十二条  本制度由本会理事会负责解释。

第十三条 本制度自发布之日起施行。

 

 

泉州市代理记账行业协会

                                      2024年8月7日

 

                                                                 

抄送：泉州市财政局、泉州市民政局、协会各会长、理事、会员单位